MANAJEMEN DAN FUNGSINYA

Manajemen

Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal.Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

Fungsi Manajemen

Ada 4 fungsi utama dalam manajemen:
1. Perencanaan (Planning),
2. Pengorganisasian (Organizing),
3. Pengarahan (Actuating/Directing),
4. Pengawasan (Controlling)

 

Fungsi manajemen

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan.Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi tiga yaitu:

1.       Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.

2.       Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.

3.       Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha

Prinsip manajemen

Artikel utama untuk bagian ini adalah: Prinsip manajemen

Prinsip-prinsip dalam manajemen bersifat lentur dalam arti bahwa perlu dipertimbangkan sesuai dengan kondisi-kondisi khusus dan situasi-situasi yang berubah. Menurut Henry Fayol, seorang pencetus teori manajemen yang berasal dari Perancis, prinsip-prinsip umum manajemen ini terdiri dari:

1.       Pembagian kerja (Division of work)

2.       Wewenang dan tanggung jawab (Authority and responsibility)

3.       Disiplin (Discipline)

4.       Kesatuan perintah (Unity of command)

5.       Kesatuan pengarahan (Unity of direction)

6.       Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri

7.       Penggajian pegawai

8.       Pemusatan (Centralization)

9.       Hirarki (tingkatan)

10.   Ketertiban (Order)

11.   Keadilan dan kejujuran

12.   Stabilitas kondisi karyawan

13.   Prakarsa (Inisiative)

14.   Semangat kesatuan, semangat korps

Fungsi Perencanaan

Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan.
Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan  suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
Kegiatan dalam Fungsi Perencanaan :
- Menetapkan tujuan dan target bisnis
- Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis tersebut
- Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan
- Menetapkan standar/indikator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis.

A.     Pengertian Pengorganisasian 

Pengorganisasian merupakan proses pengaturan SDM dan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Menurut Schermerhorn ,J.R (1996), pengorganisasian meliputi pembagian pekerjaan, penugasan, pengalokasian sumber daya dan koordinasi pekerjaan.

 

 

Tujuan Suatu Organisasi

Untuk mencapai tujuan di mana individu-individu tidak dapat mencapainya sendiri. Kelompok dua atau lebih orang yang bekerja bersama secara kooperatif dan di koordinasikan dapat mencapai hasil lebih dari pada dilakukan perseorangan . Konsep ini disebut synergy. Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagiuan kerja (division of labor) yang memungkinkan synergy terjadi. 

Struktur Organisasi 

žStruktur organisasi merupakan sistem tugas, hubungan pelaporan dan komunikasi yang dikaitkan secara bersama dalam pekerjaan individual maupun kelompok. 

Faktor – faktor Struktur Organisasi 

1.       Strategi organisasi

2.       Teknologi yaitu

3.       Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi 

4.       Ukuran organisasi 

Unsur- unsur Struktur Organisasi 

1.       Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi (pembagian kerja 

2.       Standarisasi kegiatan merupakan prosedur-prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan. 

3.       Koordinasi kegiatan menunjukkan prosedur-prosedur yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan-satuan kerja dalam organisasi 

4.       Sentralisasi kegiatan yang menunjukkan lokasi (letak) kekuasaan pembuatan keputusan. 

5.       Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja

Bagan Organisasi formal 

·         Pembagian kerja

·         žManajer dan bawahan atau rantai perintah 

·         žTipe pekerjaan yang dilaksanakan

·         žPengelompokan segmen-segmen pekerjaan

·         žTingkatan manajemen. Seperti rantai perintah 

Keuntungan dan kelemahan bagan organisasi

Keuntungannya adalah bahwa karyawan dan lain-lain diberi gambaran bagaimana organisasi disususun. Manajer , bawahan dan tanggung jawab digambarkan dengan jelas. 

Kelemahannya adalah masih banyak hal-hal yang tidak jelas atau tidak ditunjukkan . bagan, sebagai contoh, tidak menunjukkan seberapa besar tingkat wewenang dan tanggung jawab setiap tingkat manajeral 

Henry G.Hodges mengemukakan empat bentuk bagan organisasi yaitu :

·         žBentuk piramid

·         žBentuk vertikal

·         žBentuk lingkaran

·         žBentuk horizontal 

Tipe Struktur Organisasi 

1.       Organisasi fungsional yaitu pembagian organisasi dilakukan berbasis fungsi manajemen misalnya pemasaran, keuangan, produksi, dan SDM. 

2.       Organisasi produk/pasar yaitu Dalam produk perusahan membagi defisi berdasrkan tipe produk. Sedangkan pada organisasi pasar perusahan membagi defisi berdasarkan tipe pasar 

3.       Organisasi matriks yaitu organisai dengan menggunakan multi komando (multiple command system). 

Tren Organisasi Modern 

·         Rantai komando (chain of command) 

·         žCross functional team

·         žSpan of control lebih lebar

·         žLebih banyak pendelegasian dan pemberdayaan. Delegasi

·         žDesentralisasi

·         žPengurangan komponen staf 

Pengertian Desain Organisasi 

žDesain organisasi : merupakan penentuan struktur organisasi dengan memperhatikan faktor strategi, SDM, teknologi, dan aktivitas dalam organisasi.
žMenurut Schermerhorn, J.R. (1996), desain organisasi : merupakan proses pemilihan dan pengemplementasian struktur yang terbaik dalam mengorganisasikan sumber daya untuk percapaian misi dan sasaran organisasi

Four building block 

1.       žDivision of work merupakan proses pembagian berbagai aktivitas pekerjaan yang kompleks kedalam beberapa komponen pada bagian sehingga karyawan memiliki tanggung jawab yang terbatas

2.       žDepartementalization merupakan pengempolokan aktivitas kedalam departemen berdasarkan kesamaan jenis pekerjaan dan hubungan keordinasi

3.       žHierarchy (hierarki) merupakan pola multilevel dalam struktur organisasi

4.       žCoordination (koordinasi) merupakan pengintegrasian berbagai bagian aktivitas organisasi agar tercipta sinergi dalam pencapain tujuan organisasi. Tanpa koordinasi anggota organisasi akan “berjalan sendiri-sendiri” dan tidak memiliki sama arah

Pendekatan Desain Organisasi 

1.       Pendekataan klasik 

2.       Pendekatan teknologi 

3.       Pendekatan lingkungan 

Organisasi birokratis dan organisasi adaftif 

Menurut Schermerhorn, J.R. (1996) terdapat dua organisasi yang bersifat ekstrim satu sama lain yakni : organisasi birokratis adalah organisasi yang cendrung menggunakan pendekatan birokrasi dalam pengelolaan organisasi karna cendrung mekanistis dan organisasi adaptif yang bersifat minimum dalam birokrasi, dimana partisipasi dalam kerja sama tim dikedepankan sehingga lebih fleksibel dalam merespon lingkungan eksternal yang dinamis.

 

Downsizing

Downsizing merupakan pengkerutan/perampingan organisasi sehingga lebih ramping dan efisien dari jumlah SDM. Fenomena downsizing biasanya konsekuensi dari proses merger, penjualan perusahaan. 

Syarat-syarat

Agar suatu partisipasi dalam organisasi dapat berjalan dengan efektif, membutuhkan persyaratan-persyaratan yang mutlak yaitu .

·         Waktu. Untuk dapat berpatisipasi diperlukan waktu. Waktu yang dimaksudkan disini adalah untuk memahamai pesan yang disampaikan oleh pemimpin. Pesan tersebut mengandung informasi mengenai apa dan bagaimana serta mengapa diperlukan peran serta.

·         Bilamana dalam kegiatan partisipasi ini diperlukan dana perangsang, hendaknya dibatasi seperlunya agar tidak menimbulkan kesan “memanjakan”, yang akan menimbulkan efek negatif.

·         Subyek partisipasi hendaknya relevan atau berkaitan dengan organisasi dimana individu yang bersangkutan itu tergabung atau sesuatau yang menjadi perhatiannnya.

·         Partisipasi harus memiliki kemampuan untuk berpartisipasi, dalam arti kata yang bersangkutan memiliki luas lingkup pemikiran dan pengalaman yang sama dengan komunikator, dan kalupun belum ada, maka unsur-unsur itu ditumbuhkan oleh komunikator.

·         Partisipasi harus memiliki kemampuan untuk melakukan komunikasi timbal balik, misalnya menggunakan bahasa yang sama atau yang sama-sama dipahami, sehingga tercipta pertukaran pikiran yang efektif atau berhasil.

·         Para pihak yang bersangkutan bebas di dlam melaksanakan peran serta tersebut sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan.

·         Bila partisipasi diadakan untuk menentukan suatu kegiatan hendaknya didasarkan kepada kebebasan dalam kelompok, artinya tidak dilakukan pemaksaan atau penekanan yang dapat menimbulkan ketegangan atau gangguan dalam pikiran atau jiwa pihak-pihak yang bersangkutan. Hal ini didasarkan kepada prisnsip bahwa partisipasi adalah bersifat persuasif.

Bentuk-bentuk organisasi

1.       Organisasi politik

2.       Organisasi sosial

3.       Organisasi mahasiswa

4.       Organisasi olahraga

5.       Organisasi sekolah

6.       Organisasi negara

Fungsi Pengorganisasian

Proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi.
Kegiatan dalam Fungsi Pengorganisasian :
- Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan
- Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggungjawab
- Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja
- Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat

Fungsi Pengarahan dan Implementasi

Proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggungjawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi.
Kegiatan dalam Fungsi Pengarahan dan Implementasi :
-  Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja    secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan
-  Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan
-  Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan

A.              PENGERTIAN PENGAWASAN

Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure desired results. Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan . The process of ensuring that actual activities conform the planned activities.

Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan kinerja standar pada perencanaan untuk merancang sistem umpan balik informasi, untuk membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk menetapkan apakah telah terjadi suatu penyimpangan tersebut, serta untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan atau pemerintahan telah digunakan seefektif dan seefisien mungkin guna mencapai tujuan perusahaan atau pemerintahan. Dari beberapa pendapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan suatu perencanaan. Dengan adanya pengawasan maka perencanaan yang diharapkan oleh manajemen dapat terpenuhi dan berjalan dengan baik.

Konsep pengawasan demikian sebenarnya menunjukkan pengawasan merupakan bagian dari fungsi manajemen, di mana pengawasan dianggap sebagai bentuk pemeriksaan atau pengontrolan dari pihak yang lebih atas kepada pihak di bawahnya.” Dalam ilmu manajemen, pengawasan ditempatkan sebagai tahapan terakhir dari fungsi manajemen. Dari segi manajerial, pengawasan mengandung makna pula sebagai:

“pengamatan atas pelaksanaan seluruh kegiatan unit organisasi yang diperiksa untuk menjamin agar seluruh pekerjaan yang sedang dilaksanakan sesuai dengan rencana dan peraturan.”  atau “suatu usaha agar suatu pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan, dan dengan adanya pengawasan dapat memperkecil timbulnya hambatan, sedangkan hambatan yang telah terjadi dapat segera diketahui yang kemudian dapat dilakukan tindakan perbaikannya.”

Sementara itu, dari segi hukum administrasi negara, pengawasan dimaknai sebagai

“proses kegiatan yang membandingkan apa yang dijalankan, dilaksanakan, atau diselenggarakan itu dengan apa yang dikehendaki, direncanakan, atau diperintahkan.”

Hasil pengawasan ini harus dapat menunjukkan sampai di mana terdapat kecocokan dan ketidakcocokan dan menemukan penyebab ketidakcocokan yang muncul. Dalam konteks membangun manajemen pemerintahan publik yang bercirikan good governance (tata kelola pemerintahan yang baik), pengawasan merupakan aspek penting untuk menjaga fungsi pemerintahan berjalan sebagaimana mestinya. Dalam konteks ini, pengawasan menjadi sama pentingnya dengan penerapan good governance itu sendiri.

Dalam kaitannya dengan akuntabilitas publik, pengawasan merupakan salah satu cara untuk membangun dan menjaga legitimasi warga masyarakat terhadap kinerja pemerintahan dengan menciptakan suatu sistem pengawasan yang efektif, baik pengawasan intern (internal control) maupun pengawasan ekstern (external control). Di samping mendorong adanya pengawasan masyarakat (social control).

Sasaran pengawasan adalah temuan yang menyatakan terjadinya penyimpangan atas rencana atau target. Sementara itu, tindakan yang dapat dilakukan adalah:

1.  Mengarahkan atau merekomendasikan perbaikan,

2.  Menyarankan agar ditekan adanya pemborosan,

3.  Mengoptimalkan pekerjaan untuk mencapai sasaran rencana.

B.     MACAM-MACAM PENGAWASAN

Pada dasarnya ada beberapa jenis pengawasan yang dapat dilakukan, yaitu:

1.   Pengawasan Intern dan Ekstern

Pengawasan intern adalah pengawasan yang dilakukan oleh orang atau badan yang ada di dalam lingkungan unit organisasi yang bersangkutan.” Pengawasan dalam bentuk ini dapat dilakukan dengan cara pengawasan atasan langsung atau pengawasan melekat (built in control) atau pengawasan yang dilakukan secara rutin oleh inspektorat jenderal pada setiap kementerian dan inspektorat wilayah untuk setiap daerah yang ada di Indonesia, dengan menempatkannya di bawah pengawasan Kementerian Dalam Negeri.

Pengawasan ekstern adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh unit pengawasan yang berada di luar unit organisasi yang diawasi. Dalam hal ini di Indonesia adalah Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), yang merupakan lembaga tinggi negara yang terlepas dari pengaruh kekuasaan manapun. Dalam menjalankan tugasnya, BPK tidak mengabaikan hasil laporan pemeriksaan aparat pengawasan intern pemerintah, sehingga sudah sepantasnya di antara keduanya perlu terwujud harmonisasi dalam proses pengawasan keuangan negara. Proses harmonisasi demikian tidak mengurangi independensi BPK untuk tidak memihak dan menilai secara obyektif aktivitas pemerintah.

2.   Pengawasan Preventif dan Represif

Pengawasan preventif lebih dimaksudkan sebagai, “pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan sebelum kegiatan itu dilaksanakan, sehingga dapat mencegah terjadinya penyimpangan.” Lazimnya, pengawasan ini dilakukan pemerintah dengan maksud untuk menghindari adanya penyimpangan pelaksanaan keuangan negara yang akan membebankan dan merugikan negara lebih besar. Di sisi lain, pengawasan ini juga dimaksudkan agar sistem pelaksanaan anggaran dapat berjalan sebagaimana yang dikehendaki. Pengawasan preventif akan lebih bermanfaat dan bermakna jika dilakukan oleh atasan langsung, sehingga penyimpangan yang kemungkinan dilakukan akan terdeteksi lebih awal.

3.   Pengawasan Aktif dan Pasif

Pengawasan dekat (aktif) dilakukan sebagai bentuk “pengawasan yang dilaksanakan di tempat kegiatan yang bersangkutan.” Hal ini berbeda dengan pengawasan jauh (pasif) yang melakukan pengawasan melalui “penelitian dan pengujian terhadap surat-surat pertanggung jawaban yang disertai dengan bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran.” Di sisi lain, pengawasan berdasarkan pemeriksaan kebenaran formil menurut hak (rechmatigheid) adalah “pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah telah sesuai dengan peraturan, tidak kadaluarsa, dan hak itu terbukti kebenarannya.” Sementara, hak berdasarkan pemeriksaan kebenaran materil mengenai maksud tujuan pengeluaran (doelmatigheid) adalah “pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah telah memenuhi prinsip ekonomi, yaitu pengeluaran tersebut diperlukan dan beban biaya yang serendah mungkin.”

4.      Pengawasan kebenaran formil menurut hak (rechtimatigheid) dan pemeriksaan kebenaran materiil mengenai maksud tujuan pengeluaran (doelmatigheid). Dalam kaitannya dengan penyelenggaraan negara, pengawasan ditujukan untuk menghindari terjadinya “korupsi, penyelewengan, dan pemborosan anggaran negara yang tertuju pada aparatur atau pegawai negeri.” Dengan dijalankannya pengawasan tersebut diharapkan pengelolaan dan pertanggung jawaban anggaran dan kebijakan negara dapat berjalan sebagaimana direncanakan.

1.      Ditinjau menurut waktu

a)    Pengawasan preventif, yaitu pengawasan yang dilakukan pada saat pekerjaan sedang berlangsung.

b)   Pengeawasan represif, yaitu pengawasan yang dilaksanakan pada akhir selesainya kegiatan.

2.    Ditinjau objek pengawasan

a. Pengawasan administratif, yaitu pengawasan dilaksanakan di bidang yang fungsinya dikategorikan sebagai tugas administratif (bagian keuangan, bagian personalia dan sebagainya).

b. Pengawasan operatif, yaitu pengawasan yang dilaksanakan pada bidang yang berfungsi melaksanakan pekerjaan operatif (bagian proses produksi, bagian marketing dan sebagainya).

3.    Ditinjau subjek pengawasan

a. Pengawasan intern, yaitu yang dilakukan oleh atasan dari petugas/bawahan yang bersangkutan.

b.    Pengawasan ekstern, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh orang-orang di luar organisasi.

C.    LANGKAH-LANGKAH PENGAWASAN

Seperti dikemukakan di depan bahwa langkah-langkah proses pengawasan ada empat langkah. Empat langkah tersebut apabila digambarkan sebagai berikut:

1.              Menetapkan Standar

    

Dalam garis besarnya, jenis-jenis standar itu dapat digolongkan ke dalam empat bentuk yaitu:

a.  Standar fisik :

1)      Jumlah produksi

2)      Kwalitas produksi

3)      Jumlah langganan

b.  Standar moneter :

1)      Biaya tenaga kerja

2)      Biaya penjualan

3)      Laba kotor

4)      Pendapatan penjualan

c.  Standar waktu :

1)      Kecepatan produksi

2)      Batas waktu selesainya suatu pekerjaan

d. Standar intangible :

1)      Sikap pekerja terhadap perusahaan

2)      Kesetiaan pekerja terhadap pekerjaan

2.      Pengukuran Kegiatan

Agar pengukuran kegiatan dapat dilakukan secara tepat perlu diperhatikan:

a)    Berapa kali (how after) pelaksanaan seharusnya diukur (setiap jam, setiap hari, setiap bulan dan sebagainya).

b)    Dalam bentuk apa (what form) pengukuran akan dilakukan (laporan tertulis, inspeksi visual, melalui telepon).

c)     Siapa (who) yang terlibat pengukuran (manajer, kepala bagian dan sebagainya).

Adapun pelaksanaan pengukuran tersebut dapat dilakukan dengan:

a)    Observasi/inspeksi

b)    Laporan lisan dan tertulis

c)     Pengujian/test, mengambil sample

d)    Metode otomatis

3.      Membandingkan kegiatan dengan standar

Dimaksudkan untuk mengetahui ada/tidaknya penyimpangan-penyimpangan (deviasi). Penyimpangan-penyimpangan dianalisa untuk mengetahui mengapa standar tidak dapat dicapai dan mengidentifikasi penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan.

4.      Melakukan tindakan koreksi

Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, maka tindakan ini harus diambil/dilakukan. Tindakan koreksi mungkin berupa:

a)    Mengubah standar mula-mula (mungkin standar terlalu tinggi atu rendah).

b)    Mengubah pengukuran kegiatan (inspeksi terlalu sering/kurang, mungkin mengganti sistem pengukuran).

c)     Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-penyimpangan.

D.    TUJUAN PENGAWASAN

1.      Untuk mengetahui apakah sesuatu kegiatan berjalan sesuai dengan rencana yang digariskan.

2.      Untuk mengetahui apakah segala sesuatu dilaksanakan dengan instruksi serta asas-asas yang telah ditentukan.

3.      Untuk mengetahui kesulitan-kesulitan, kelemahan-kelemahan dalam bekerja.

4.      Untuk mengetahui apakah kegiatan berjalan efisien.

5.      Untuk mencari jalan keluar, bila ternyata dijumpai kesulitan-kesulitan dan kegagalan ke arah perbaikan.

E.    Cara-Cara Pengawasan

1.      Peninjauan pribadi (Personal inspection, personal observation), Mengawasi dengan meninjau secara pribadi sehingga dapat melihat sendiri pelaksanaan kegiatan.

2.       Interviu/laporan lisan, Pengawasan dilakukan denganmengumpulkan fakta-fakta melalui laporan lisan yang diberikan bawahan.

3.      Laporan tertulis, Pengawasan mengenai pertanggung jawaban tentang pelaksanaan kegiatan bawahan sesuai dengan tugas dan wewenangnya kepada atasan yang dilaporkan secara tertulis.

4.       Laporan dan pengawasan kepada hal-hal yang bersifat luar biasa, Sistem atau cara pengawasan dimana pengawasan itu ditujukan kepada soal-soal kekecualian. Jadi pengawasan dilakukan bila diterima laporan yang menunjukkan adanya peristiwa yang istimewa atau luar biasa.

Fungsi Pengawasan dan Pengendalian
Proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi.
Kegiatan dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian :
- Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan
-  Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan
-  Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis
Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu Pengawasan dikatakan penting karena Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya. Di dalam suatu organisasi terdapat tipe-tipe pengawasan yang digunakan, seperti pengawasan Pendahuluan (preliminary control), Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control), Pengawasan Feed Back (feed back control).Di dalam proses pengawasan juga diperlukan Tahap-tahap pengawasan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Tahap-tahap pengawasan tersebut terdiri dari beberapa macam, yaitu Tahap Penetapan Standar, Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan dan Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi.

Suatu Organisasi juga memiliki perancangan proses pengawasan, yang berguna untuk merencanakan secara sistematis dan terstruktur agar proses pengawasan berjalan sesuai dengan apa yang dibutuhkan atau direncanakan. Untuk menjalankan proses pengawasan tersebut dibutuhkan alat bantu manajerial dikarenakan jika terjadi kesalahan dalam suatu proses dapat langsung diperbaiki. Selain itu, pada alat-alat bantu pengawasan ini dapat menunjang terwujudnya proses pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan. Pengawasan juga meliputi bidang-bidang pengawasan yang menunjang keberhasilan dari suatu tujuan organisasi diantaranya.

Pengarahan (directing)

Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha